PROY Oy:n asiakas-, työnhakija- ja sidosryhmä- ja markkinointiviestintää käsittelevä tietosuoja- ja rekisteriseloste
1. Rekisterinpitäjä
PROY Oy
Pihkanokankatu 5
33900 Tampere
p. 010 248 8880
toimisto (at) proyoy.fi
Y-tunnus 3154077-1
Kotipaikka: Espoo
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö
Florent Statovci
florent.statovci@proyoy.fi
puhelin: 050 473 6446
3. Rekisterin nimi
PROY Oy:n asiakas-, työnhakija- ja sidosryhmä- ja markkinointiviestintärekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
PROY Oy käyttää henkilötietoja uutiskirjeiden ja muiden markkinointiviestien lähettämiseen, asiakasviestintään sekä verkkoanalytiikkaan liittyvään kohdennettuun mainontaan PROY Oy:n kanavissa ja muilla verkkoalustoilla PROY Oy:n asiakkaille ja potentiaalisille asiakkaille, jotka ovat ottaneet yhteyttä verkkosivustomme kautta, sidosryhmille sekä uutiskirjeen tilanneille henkilöille. Lisäksi tietoja kerätään työnhakijoista, jotka ovat ottaneet yhteyttä. Lisäksi kontaktitietoja haetaan yleisistä, julkisista lähteistä kuten yritysten ja yhteisöjen verkkosivuilta ja yritysrekistereistä.
Rekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu asiakassuhteeseen, suostumukseen tai oikeutettuun etuun. Uutiskirjeen tilanneiden henkilöiden tietojen käsittely perustuu rekisteröidyn henkilön suostumukseen. Oikeutettu etu muodostuu tilanteessa, jossa rekisteröity on pyytänyt tarjousta tai kysynyt lisätietoja palveluista, mutta asiakassuhdetta ei ole vielä syntynyt; toissijaisesti rekisterinpitäjä pyrkii toimialan vallitsevien käytäntöjen mukaan hankkimaan itselleen uusia asiakkaita tai edistämään liikesuhteitaan.
Tietojen käytöstä sähköisessä markkinoinnissa on säädetty laissa sähköisen viestinnän palveluista (917/2014). Yrityksen edustajalle voi työsähköpostiin lähettää hänen työhönsä liittyvää sähköistä markkinointia (202§, 203§). Kyse on tällöin yritykselle kohdistetusta markkinoinnista. Yksityishenkilöiden tietoja kerätään vain kohdennettua yhteydenottoa varten, kuten työpaikkahakemuksen vastaamiseen.
5. Rekisterin tietosisältö ja säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteri sisältää rekisteröidyn etu- ja sukunimen, tittelin, puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen, yrityksen nimen ja osoitetiedot sekä mahdolliset muut tiedot, joita tarvitaan asiakassuhteen ylläpitämisessä sekä tietoja, joita asiakas on itse antanut henkilökohtaisen tai digitaalisen vuorovaikutuksen yhteydessä. Lisäksi tallennetaan yhteydenottolomakkeen täyttäjän IP-osoite sekä lomakkeen täyttöaika (päivämäärä ja kellonaika). Verkkosivuston käyttöön liittyvistä tiedoista tallennetaan rekisteröidyn selaimen palvelimelle lähettämät tekniset tiedot, kuten IP-osoite, sekä rekisteröidyn selaimelle lähetetyt evästeet, joita tälle sivustolle asettaa Google Analytics -palvelu. (lisätietoa: https://policies.google.com/technologies/types?hl=fi).
6. Rekisterin suojaus
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot on suojattu asianmukaisesti. PROY Oy:n rekisterin käyttöoikeudet on rajattu organisaation sisällä. Kun rekisteritietoja säilytetään internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Suojatuille palvelimille on pääsy palvelinten ylläpitäjällä. Tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
7. Henkilötietojen säilytys
Asiakas-, sidosryhmä- ja markkinointirekisteristämme poistamme tarpeettomat henkilötiedot sitä mukaa kun meille tulee tieto vanhentuneesta osoitteesta. Uutiskirjeen saajat pääsevät poistumaan itse listalta uutiskirjeessä olevan poistumislinkin kautta tai laittamalla sähköpostia rekisterinpitäjälle. Työnhakijoiden henkilötiedot poistamme, kun tehtävä on täytetty, ellei työnhakijan kanssa ole sovittu tietojen säilyttämisestä kirjallisesti.
8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole palvelun toteuttamisen vuoksi tarpeellista. Tällöinkin PROY Oy huolehtii riittävästä tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Poikkeuksena ovat viranomaisten lain tai asetuksen nojalla tekemät tietojen luovutusvaatimukset.
Tietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjän valikoimille sopimuskumppaneille osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella. Tällöin sopimuskumppani käsittelee tietoja rekisterinpitäjän lukuun. Tietojen käsittelijällä ei ole oikeutta käsitellä siirrettyjä tietoja omaan lukuunsa, omissa henkilörekistereissään. IT-järjestelmien teknisestä toiminnasta johtuen osa rekistereistä sijaitsee ulkoisen organisaation palvelinlaitteistolla, josta tietoja ei luovuteta ulkopuolisille, poikkeuksena viranomaisten lain tai asetuksen nojalla tekemät tietojen luovutusvaatimukset. Sopimuskumppaneita sitoo salassapitovelvollisuus ja tietosuojasopimus. Tietosuojasopimuksessa sovitaan EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisista asioista PROY Oy:n ja sopimuskumppanin välillä.
Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme uutiskirjeiden lähettämiseen Mailjet-uutiskirjejärjestelmää. Lue kuinka Mailjet käsittelee henkilötietoja: https://www.mailjet.com/security-privacy/
9. Evästeet
Eväste (eng. ”cookie”) on pieni tiedosto, jonka verkkoselain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla käyttäjiä voidaan tunnistaa verkossa. PROY Oy:n sivuilla olevat kolmansien osapuolten liitännäispalvelut saattavat tallentaa käyttäjän tunnistamiseen käytettävää tietoa. Käyttäjä voi kytkeä kolmannen osapuolen evästeet pois käytöstä selaimen asetuksista.
PROY Oy:n sivustot käyttävät kolmannen osapuolen tarjoamaa Google Analytics -verkkoanalyysipalvelua, joka yksilöi käyttäjän evästeillä. Google käyttää tätä tietoa koostaakseen verkkosivuston käyttämisestä raportteja, joita PROY Oy käyttää kävijämäärätilastointiin ja palvelun parantamista varten. Evästeillä kerätty käyttäjätieto on anonyymia. Lisätietoja Googlen evästeiden käytöstä voit lukea täältä: https://www.google.com/policies/privacy/partners.
PROY Oy:n sivustot käyttävät myös kolmannen osapuolen tarjoamaa Facebook Pixel -verkkoanalyysipalvelua, joka yksilöi käyttäjän evästeillä. Facebook käyttää tätä tietoa koostaakseen verkkosivuston käyttäjistä kohderyhmiä, joita PROY Oy käyttää markkinoinnin kohdentamiseen. Evästeillä kerätty käyttäjätieto on anonyymia. Lisätietoja Facebookin evästeiden käytöstä voit lukea täältä: https://www.facebook.com/business/gdpr
11. Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on alla luetellut oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Sinulla on oikeus tarkistaa sinusta tallentamamme henkilötiedot. Mikäli havaitset tiedoissasi virheellisyyksiä tai puutteita, voit pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
Sinulla on oikeus, milloin tahansa kieltää meitä käyttämästä tietojasi suoramarkkinointiin. Emme myy tai muutoin luovuta henkilötietojasi muille tahoille, jotta nämä voisivat kohdistaa suoramarkkinointia sinuun. Sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan henkilötietosi. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos koet, että henkilötietojasi käsitellessämme rikomme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html
12. Tämän tietosuoja- ja rekisteriselosteen päivittäminen
PROY Oy pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuoja- ja rekisteriselostetta milloin tahansa, sillä kehitämme palvelua jatkuvasti. Päivittäminen saattaa tulla ajankohtaiseksi myös lainsäädännön muuttuessa. Muutokset astuvat voimaan, kun päivitetty seloste on julkaistu.
Pyydämme tutustumaan tietosuoja- ja rekisteriselosteeseen säännöllisin väliajoin. Uusin versio löytyy aina PROY Oy:n verkkosivuilta.